Priorità, urgenza e importanza

Ciò che è importante raramente è urgente, e ciò che è urgente raramente è importante”.

Dwight David Eisenhower, presidente degli Stati Uniti d’America (1953-1961)

Quando si deve scegliere cosa fare prima, cosa fare dopo, cosa delegare e cosa non fare affatto, si deve considerare che priorità, urgenza e importanza non sono la stessa cosa.

La priorità, che definisce la sequenza di quello che occorre fare, ha due componenti:

  • Quella rispetto al tempo si chiama urgenza ed è oggettiva.
  • Quella rispetto al valore/utilità si chiama importanza ed è soggettiva e dipendente dal contesto.

Quello che è importante per una persona in un certo contesto potrebbe non esserlo in un’altra situazione oppure nel medesimo contesto, per un’altra persona.

La matrice di Eisenhower/Covey

La matrice di Eisenhower/Covey illustra come, a parte le emergenze da sbrigare il prima possibile (importanti e urgenti), le cose importanti sono prioritarie rispetto a quelle urgenti, perché pianificare è sempre meglio che subire gli eventi sotto la pressione dell’emergenza.

Il quadrante #1 è quello cosiddetto della “crisi”, delle cose sia importanti che urgenti, che devi fare subito (in quanto urgenti) e di cui devi occuparti in prima persona (in quanto importanti). Insomma, il codice rosso di un pronto soccorso.

Il quadrante #2 è quello cosiddetto della “qualità”, delle cose importanti ma non urgenti. In pratica di tutti quei progetti pianificabili mirati al miglioramento di qualcosa (personale, professionale o altro). Sono a medio e lungo termine, perciò non hai la pressione dell’urgenza, ma è importante che non rimandi troppo la loro esecuzione per evitare di ritrovarteli ad un certo punto nel quadrante #1 come emergenze.

Il quadrante #3 è quello cosiddetto dell’“inganno”. L’inganno consiste nel farsi sovrastare dalla pressione dell’urgenza per cose che non procurano adeguato valore o utilità. Non puoi fare tutto, rischieresti di sottrarre tempo e risorse alle cose davvero importanti. Questo è il quadrante di ciò che dovresti delegare a qualcun altro (sempre se ci riesci).

Il quadrante #4 è il più facile di tutti. E’ quello cosiddetto dello “spreco”. Delle cose che non sono né importanti né urgenti e che perciò, semplicemente, vanno eliminate.

L’Urgenza

L’urgenza è oggettiva perché dipende solo dal tempo. Per essere più precisi l’urgenza è proporzionale ad una differenza di tempi.

Per svolgere una generica attività solitamente vengono individuate una scadenza, e una stima di durata dell’attività. Ragionevolmente per la durata non si stima un valore “secco” ma un intervallo di tempo compreso tra un valore ottimistico (più breve) e uno pessimistico (più lungo).

L’urgenza nel completamento dell’attività è inversamente proporzionale al margine di tempo disponibile prima della scadenza. Per prudenza, conviene ragionare sulla base del caso peggiore, considerando il margine rispetto alla durata pessimistica. Tanto più esiguo sarà il margine, tanto più l’urgenza sarà elevata.

L’Importanza

L’importanza di qualcosa dipende invece da una valutazione soggettiva e di contesto. E’ una misura di valore e utilità. Questa valutazione è più difficile di quello sull’urgenza, perché non basta misurare delle differenze di tempi ma occorre decidere quali sono i criteri rappresentativi del valore e della utilità di qualcosa.

Se l’urgenza può essere misurata più facilmente, l’importanza dipende da diversi fattori. La difficoltà sta tutta nel riconoscere questi “criteri di formazione del valore” (nel contesto delle proprie attività) e ad attribuire loro dei pesi, in modo da poter valutare le diverse alternative.